A.Adecuado respaldo
A.Adecuado respaldo
Las joyas finas se protegen con gamuza o terciopelo y se las conserva en un cofre y esto guardado en la caja fuerte. De la misma manera se deben protege los títulos valores y el dinero.
La información de las empresas debe conservarse en físico y lo posible digitalizada, Cumpliendo las disposiciones legales y en algunos casos, como la información de personal: carpetas del personal, boletas de pago, registro de asistencia, planillas, comprobantes de afiliación y retiro, documentación personal, contratos, amonestaciones, subsidios, quinquenios, finiquitos y comprobantes del pago de impuestos y aportes, todo esto en forma indefinida. Los libros de registro y el respaldo de la documentación administrativa y contable según lo que instruyen las disposiciones legales.
Toda empresa debe cotar con un manual de cuentas y manuales de procedimientos por cada una de las funciones administrativas y contables. También los programas de computación deben ser conservados, cuidando de guardar una copia como: Hijos, Padre y Abuelos. Cada cambio también debe ser conservado en la nube. La copia de seguridad de la información debe tener una protección inmediata, mediante el uso de discos en modalidad espejo, pero además cada hora se debe tener una copia en elemento (disco) externo, una vez al día la copia debe estar alejada de los anteriores resguardos, en ambiente físico diferente y distante. Lo mismo una copia mensual y una copia anual. Todo eso debería manejarse en forma inmediate con respaldo en la nube. Las copias deben sr acumulativas.
La contabilidad además de la información digitalizada debidamente respaldada debe cumplir la exigencia legal de conservar los libros, «Libro Diario», junto con la documentación de respaldo en orden cronológico, «Libros de Compras y Ventas», en forma mensual, junto con los respaldos copia de facturas de venta. «Libros de Caja y Bancos», con registro diario. «Libro Mayor» por toda la gestión contable. Estados Financieros (balance general y estado de resultados) en forma anual con el sello de presentación al fisco, junto con la declaratoria impositiva, si corresponde la auditoria anual presentada al fisco. Los libros y estados financieros deben ser conservados en forma separada por cada gestión contable. Todo esto con respaldo digitalizado.
La documentación física debe estar adecuadamente archivada, en lo posible empastada y conservada en lugar seguro, por el tiempo que estipulen las disposiciones legales en esa materia.
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Miguel Aramayo
SCZ.18-03-2024
