A.consultoría de Personal
A.consultoría de Personal
La Administración de personal (cliente interno) es un tema serio y de mucha responsabilidad.
La información del personal contratado por una empresa debe ser conservada por tiempo indefinido para efectos de revisiones de beneficios sociales, aportes a la seguridad social a corto y largo plazo y si una empresa cierra definitivamente, hasta después del cierre, el representante legal es responsable de mantener la información de personal por 5 años más.
Mientras la empresa exista tiene la obligación de mantener la información de todo el personal, desde el momento de su contratación y una vez concluida la relación laboral esos documentos deben permanecer archivados en la empresa.
Los documentos que se deben conservar en forma permanente se detallan a continuación:
Contrato de trabajo visado por el ministerio del trabajo.
Aviso de Afiliación y Aviso de Retiro a la Caja de Salud, Ente Gestor de Salud al que aporta la empresa.
Boletas de pagos de sueldo, desde la primera a la última boleta.
Constancia del pago de sueldos mensual desde el primero al último sueldo cancelado.
Planillas de sueldos, desde la primera a la última.
Boletas de vacación, por cada una de las vacaciones tomadas.
Boletas por pago de Aguinaldos, Primas y bonos extraordinarios.
Constancia de pago de aguinaldos, Primas y bonos.
Boleta de incrementos salariales y retroactivos.
Constancia de pago de incrementos salariales.
Partes de baja y alta médica emitidas por la Caja de Salud.
Finiquito visado por el Ministerio de Trabajo (en caso de existir pagos de quinquenios, también deben tener los finiquitos por los quinquenios cancelados, debidamente visados).
Adicionalmente se debe conservar en el archivo de la empresa los formularios de pago de aportes a la Caja de Salud y a la Gestora, el pago impuesto RCIA como resumen general y los formularios individuales de cada empleado por cada uno de los meses del inicio al final, así como la constancia del pago de sueldos sea por banco, en efectivo o con cheques individuales y la constancia de la presentación de la planilla en el ministerio del trabajo.
Nosotros como consultores por mas de 50 años tenemos amplia experiencia en este tema y hemos desarrollado un sistema de archivo físico y digital para el manejo de la información de personal. Contamos con espacio físico donde mantenemos los archivos indicados, junto con la documentación física de contabilidad, para lo cual utilizamos un software de una empresa brasilera que nos otorga la licencia de uso, para el control de los archivos físicos.
Si tienen alguna duda o requieren de nuestro asesoramiento, no duden en contactarnos.
