A.Archivo de documentación
A.Archivo de documentación
La documentación que posee la empresa es de gran valor y como tal debe tener un adecuado tratamiento. Las joyas finas se protegen con gamuza o terciopelo y se las conserva en cofres y estos se guardan en la caja fuerte. De la misma manera las empresas deben protege su información. El cuidado de la información deberá tratarse desde dos puntos de vista, por un lado la documentación física y la documentación electrónica o digitalizada.
La información de las empresas que debe conservarse en físico, cumpliendo con las disposiciones legales. En algunos casos, como la información debe resguardarse en forma indefinida como es el caso relacionado con el personal que trabaja o trabajo en la empresa. Documentos tales como: carpetas del personal, boletas de pago, registro de asistencia, planillas de pago mensual, aguinaldos, primas y otros pagos. Comprobantes de afiliación y retiro, documentación personal, contratos, amonestaciones, subsidios, quinquenios, finiquitos y comprobantes del pago de impuestos y aportes.
La documentación que corresponde a contabilidad, debidamente respaldada por los comprobantes de registro y el correspondiente respaldo documentario, debe conservarse cumpliendo las exigencias legales de permanencia en archivo. Además, se deben conservar los registros de la información contable administrativa. «Libro Diario», junto con la documentación de respaldo en orden cronológico, «Libros de Compras y Ventas», en forma mensual, junto con los respaldos copia de facturas de venta. «Libros de Caja y Bancos», con registro diario. «Libro Mayor» por toda la gestión contable. Estados Financieros (balance general y estado de resultados) en forma anual con el sello de presentación al fisco, junto con la declaratoria impositiva, si corresponde la auditoria anual presentada al fisco. Los libros y estados financieros deben ser conservados en forma separada por cada gestión contable. Todo esto con respaldo digitalizado.
La documentación física debe estar adecuadamente identificada y organizada de manera que su uso posterior no sea engorroso, además, esté debidamente clasificada y archivada, en lo posible empastada, para que su preservación en óptimas condiciones. Conservada en lugar seguro, por el tiempo que estipulen las disposiciones legales en esa materia.
Contec cuenta con los conocimientos y la experiencia para poder asesorar en este tema, recomendando las mejores técnicas y lo último en dispositivos para cumplir con este fin. Además, cuenta con espacio que puede poner a disposición de sus clientes o recomendar los servicios de empresas especializadas en el archivo y custodia de la documentación, las mismas que podrían usar quien formulen esta consulta.
Miguel Aramayo
SCZ.18-03-2024
