A.Conservación de la documentación electrónica y digitalizada
A.Conservación de la documentación electrónica y digitalizada
Toda empresa debería contar con manuales de funciones y procedimientos, los mismos que deberían ser actualizados cada vez que se producen cambios, por el movimiento propio de cada empresa o en cumplimento a cambios en las disposiciones legales. También los cambios en los manuales podrán deberse a incorporación de nuevas técnicas que obligan a la empresa a modernizarse. Los programas de computación deben ser conservados, cuidando de guardar una copia que los identifique como: copia Hijos, Padre y Abuelos. En cada cambio se debe guardar el motivo por el que se hace el cambio, con respecto a la anterior versión del programa. Es importante que los cambios sean conservados en la nube.
La copia de seguridad de la información electrónica debe tener una protección inmediata, mediante el uso de discos en modalidad espejo. Además, cada hora se debe obtener una copia en elemento (disco) externo. Una vez al día se debe tener una copia adicional, esta debe estar alejada de los anteriores resguardos, en ambiente físico diferente y distante. También es importante tener una copia mensual y una copia anual. Todo eso debería manejarse en forma inmediate con respaldo en la nube. Las copias deben ser acumulativas.
Por la experiencia de contec trabajando en sistemas computarizados (desde 1979) estamos capacitados para asesorar en la forma que se debe operar en: Captura y almacenamiento de la información electrónica, En la determinación del acceso y seguridad de la información almacenada. Y como proceder con los respaldos internos y externos. Todo esto no solo para una adecuada de la información electrónica propia de los procesos computarizados, de contabilidad, recursos humanos, inventarios del activo realizable y el activo fijo. Recomendando a empresas especializadas con la documentación física y digitalizada que posee la empresa.
Es importante que los registros contables, de las operaciones la empresa, tales como libros en general, se conserven en el formato electrónico que usa cada empresa para el registro de sus operaciones, pero además todo esto debe estar impreso para poder ser presentado a quien corresponda en caso de revisiones posteriores o exigencias de disposiciones legales, con la posibilidad de volver a imprimir la información requerida.
Miguel Aramayo
SCZ.18-03-2024
