Era digital
Era digital
Los papeles nos superaron en cantidad, su almacenamiento y búsqueda se hacen cada vez más engorrosa. Para cumplir con algunas disposiciones legales s necesario conserva los originales, como respaldo, en lo que corresponde a temas administrativos, como contabilidad, impuestos, recursos humanos.
En contec, hemos visto de cumplir ambos aspectos y sin perder la obligación de conservar los originales, tenemos bases de datos digitales para todos los aspectos administrativos y tenemos estructurados nuestros sistemas de impuestos, contabilidad y recursos humanos para poder contar con información instantánea para demostrar la documentación que ampara cada una de las operaciones administrativas.
La digitalización de la documentación de respaldo es muy utilizada para ser trasmitida por internet a quien la requiera, como es el caso de empresas que siendo una sucursal en Bolivia deben prestar informes a sus casas matrices en el exterior.
Para sistemas como registro de proveedores y control de Contratistas hemos programado que la información que deban presentar los proveedores para mantener sus registros o la documentación que están obligados a presentar los contratistas, no sea digitalizada por la empresa usuaria, sino que sen los mismos usuarios que carguen su información y la transmitan vía internet, para que la empresa pueda usar esa información para sus revisiones y el mantenimiento de sus archivos. De esa manera la empresa no acumula papeles, pero dispone de la información en forma inmediata.
El registro de operaciones contables también puede ser digitalizadas a distancia, como el caso de las rendiciones de gastos o los libros de compras y ventas. El registro de la información de recursos humanos también puede ser cargada directamente por los empleados de la empresa, que además de digitalizarla ellos mismos, después deban entregar su información en original.
Otro de los servicios prestados por contec es el servicio de resguardo de la documentación original que debe ser archiva correctamente y ordenada de manera que su orden físico sea coherente con el respaldo digital y que la búsqueda se realice mediante sistemas computarizados de manera que la ubicación física se coincidente con el archivo digital.
Miguel Aramayo
SCZ.22-02-2024
