A.Registros contables

A.Registros contables

 

Independiente del cumplimiento de disposiciones, toda empresa debería registra su información a medida que se producen las transacciones.

 

Al momento de realizar una venta, emitir la factura y hacer el registro correspondiente, si el pago es al contado o al crédito. Se afectando el libro de ventas y libro de caja si el pago fue en efectivo o cheque, si el pago es al crédito registrar en cuentas por cobrar, pero en ambos casos registrar el importe que corresponde al IVA y al IT. Si la venta es de un activo fijo, se debe registra en su correspondiente inventario, pero si es un activo realizable el registro debe ser registrado en el Kardex de almacenes, haciendo la baja física y valorada.

 

Al realizar una compra, se debe diferenciar si la compra es un activo fijo y en ese caso registrar en el inventario de activos fijos, si es un activo realizable debe registrarse en el Kardex de almacenes. La compra puede ser al contado y en ese caso registrar caja o bancos según como se hubiera producido el pago, si fue la compra al crédito registrar en cuentas por pagar asignando una fecha de cumplimiento de la obligación de pago. También se podrán hacer compras que se consideran gastos, como es el caso de material de escritorio, en ese caso debe registrarse en la cuenta de gastos, según la clasificación que se tengas en la nomenclatura de cuentas.

 

Cuando la empresa reciba un pago, por ventas a crédito se debe registrar el libro de caja y el libro ce cuentas por cobrar, diferenciando el valor de la venta de lo que corresponda a interés cobrados, si los hubiera.

 

Cuando se realice el pago de crédito recibido, el pago debería realizarse de la cuenta bancaria, de esa manera queda como un comprobante el cheque girado, además del recibo que recibamos en constancia de la amortización de la deuda, el registro se realizará en el libro de bancos por la emisión del cheque y en libro de cuentas por pagar, diferenciando lo que corresponde al pago de la deuda y si hubo el pago de intereses.

 

Los cheques recibidos por concepto de ventas o pago de deudas dan origen al registro del libro de caja por los valores que salen y simultáneamente el libro de bancos para registra el abono en la cuenta de bancos.

 

Los empleados pueden solicitar anticipos y por lo tanto esto deberá registrarse en libro de caja, si el egreso es en efectivo, si es con cheque se debe registrar en libro de bancos, simultáneamente se debe registrar en cuentas por cobrar al personal.

 

Mensualmente se debe registra la planilla de sueldos teniendo en cuenta la información de cada persona, en lo que corresponde a sueldos, bonos y cualquier otro tipo de ingreso que corresponda pagar a cada empleado y por otro lado los descuentos que corresponden por ley y los anticipos otorgados o cualquier otro tipo de descuento. En base a esta información se deben contabilizar las reservas dispuestas por ley, como la reserva para indemnización, vacaciones, aportes patronales. Afectando las cuentas de gastos y las cuentas por pagar.

 

Al efectuar los pagos de sueldos, aportes y reservas se afectaran el libro de bancos, por cuanto todos esos pagos deben realizarse con cheque y también el libro de cuentas por pagar.

 

Miguel Aramayo

SCZ.23-04-2024

 

A.El incremento salarial

 

El incremento salarial, al ser retroactivo y contemplar más de tres meses atrás, produce una modificación inmediata en las reservas que los empresarios deben hacer frente para el pago de aguinaldos y sobre todo la reserva para el pago de la indemnización. Ese incremento no solo afecta al año en curso, es algo que en cada empleado repercute en el total de los años acumulados para su quinquenio.

 

Cuando la empresa debe elaborar su presupuesto anual, no considera que existirá un incremento salarial al básico, que también afecta al bono de  antigüedad y las reservas para indemnización y lo de mayor afectación es que para el pago de ese incremento por 5 meses debe disponer del flujo de fondos necesario para afrontar ese imprevisto, que no solo afecta por cada empleado, también se deben incrementar los aportes patronales a las instituciones que impone la ley, lo cual se debe cumplir impostergablemente, con la posibilidad que si no se cumple, se deben recarga las penalidades que implícitamente ya se fijan en el decreto de incremento y el posterior decreto de regulación para su aplicación.

 

Si los gobiernos ya tienen pensado hacer un incremento, lo deberían hacer desde un mes determinado en adelante (por ejemplo, en enero), de esa manera el impacto económico en el flujo de caja y el presupuesto se pueden distribuir en el tiempo y no afectar en un solo mes los 5 meses por los que se deben hacer los cálculos.

 

Adicionalmente a los efectos económicos, también se debe considerar el esfuerzo administrativo que se debe realizar en corto plazo, porque es como calcular en solo mes las planillas de 5 meses que se deben rectificar y la comparación de lo pagado con el nuevo calculo incrementarlo en quinto mes, además de efectuar los pagos a las instituciones por cada uno de los meses anteriores.

 

No queda mas remedio que cumplir, pero ese hecho hace que el empresario piense en realizar pagos a su personal en forma informal o pagar en especies como una modalidad antigua de trueque. Además, que se inhibe de futuras contrataciones y disminuye el valor de los salarios ofrecidos y por lo tanto los empleados o se quedarán sin trabajo, pero si buscan nuevo trabajo con seguridad que su ingreso serán menores, porque los empresarios deben defenderse de esa manera.

 

Ese incremento es traslado a todo el pueblo, no solo a los asalariados, porque suben los precios, pero no solo de los que deben incrementar los sueldos, de todos los negocios, como los comestibles, peluquerías, restaurantes etc. Con lo cual en lugar de ser un beneficio resulta un perjuicio. El incremento no solo afecta a las empresas, cualquiera que tenga servidumbre debe incrementar el sueldo de su personal y pagar el reintegro por 5 meses.

 

Se pueden hacer análisis estadísticos para demostrar que lo expresado, es o está sucediendo.

 

Miguel Aramayo

SCZ.25-04-2024

 

A.Activo fijo, su control

 

Es muy importante el mantenimiento de un adecuado control del activo fijo de cada empresa. No solo para control de su ubicación, estado, antigüedad, también el control adecuado de su mantenimiento en todos los elementos que requieren un control, como es el caso de los vehículos. Algunos activos son adquiridos con garantía por un tiempo limitado, por lo tanto, es necesario el control de su vencimiento y tener un anuncio 30 días antes de su vencimiento, por si se requiere efectuar algún reclamo.

 

El activo fijo debería estar clasificado por el tiempo de vida útil que permiten las disposiciones legales en esa materia. Para el adecuado control de la depreciación y el control para que estén con la cobertura de seguro adecuado. Los equipos electrónicos y los de computación deben tener la cobertura de seguro que corresponda (riesgos eléctricos), además de lo común (Incendio, robo, daños maliciosos) Los vehículos deben tener la cobertura de «Responsabilidad Civil», perdidas parciales y total.

 

En lo posible, los activos deben estar identificados, para su adecuado control, esta identificación debe adecuarse con el tipo de activo, cuidando el aspecto y tipo de material que se utilice, para no dañarlo y que se mantenga en el tiempo, de manera que si pierde su identificación, esta pueda ser reemplazada.

 

Si un activo fijo cumplió su vida útil de forma natural o porque llego a ser obsoleto o su daño ser irreparable, debe ser dado de baja cumpliendo lo que dispone la normativa legal o ser vendido fijando el precio que se estime de acuerdo a su estado. Si completó la vida asignada por ley, pero todavía se mantiene en uso, en ese caso será necesario asignar una revalorización, pero por este nuevo valor ya nos se debe aplicar la depreciación que se carga a gastos, pero se debe controlar la nueva vida asignada.

 

Anualmente se debe realizar una nueva Inventariación, para corroborar su existencia y su estado. Si requiere mantenimiento se debe comunicar para que se realice lo que sea necesario. Si se nota la ausencia de algún activo se debe investigar, porque podría encontrarse en mantenimiento y se perdió realizar la correspondiente baja. La información de inventario se debe comunicar a la compañía de seguros para mantener las coberturas necesarias de acuerdo a los valores que le correspondan después de haber depreciado y en algunos casos revalorizado, lo mimo que las bajas por perdida u obsolescencia, y desde luego comunicar las nuevas adquisiciones, lo cual se debería comunicar al seguro, cuando se hace la incorporación.

 

Con la información del inventario, el departamento de contabilidad debe proceder a la correspondiente depreciación, para cargar este valor a resultados de la gestión afectada. Al mismo tiempo comunicar al seguro la renovación de las pólizas correspondientes.

 

Miguel Aramayo

SCZ.20-04-2024

 

A.consultoría de Personal

 

La Administración de personal (cliente interno) es un tema serio y de mucha responsabilidad.

 

La información del personal contratado por una empresa debe ser conservada por tiempo indefinido para efectos de revisiones de beneficios sociales, aportes a la seguridad social a corto y largo plazo y si una empresa cierra definitivamente, hasta después del cierre, el representante legal es responsable de mantener la información de personal por 5 años más.

 

Mientras la empresa exista tiene la obligación de mantener la información de todo el personal, desde el momento de su contratación y una vez concluida la relación laboral esos documentos deben permanecer archivados en la empresa.

 

Los documentos que se deben conservar en forma permanente se detallan a continuación:

 

Contrato de trabajo visado por el ministerio del trabajo.

Aviso de Afiliación y Aviso de Retiro a la Caja de Salud, Ente Gestor de Salud al que aporta la empresa.

Boletas de pagos de sueldo, desde la primera a la última boleta.

Constancia del pago de sueldos mensual desde el primero al último sueldo cancelado.

Planillas de sueldos, desde la primera a la última.

Boletas de vacación, por cada una de las vacaciones tomadas.

Boletas por pago de Aguinaldos, Primas y bonos extraordinarios.

Constancia de pago de aguinaldos, Primas y bonos.

Boleta de incrementos salariales y retroactivos.

Constancia de pago de incrementos salariales.

Partes de baja y alta médica emitidas por la Caja de Salud.

Finiquito visado por el Ministerio de Trabajo (en caso de existir pagos de quinquenios, también deben tener los finiquitos por los quinquenios cancelados, debidamente visados).

 

Adicionalmente se debe conservar en el archivo de la empresa los formularios de pago de aportes a la Caja de Salud y a la Gestora, el pago impuesto RCIA como resumen general y los formularios individuales de cada empleado por cada uno de los meses del inicio al final, así como la constancia del pago de sueldos sea por banco, en efectivo o con cheques individuales y la constancia de la presentación de la planilla en el ministerio del trabajo.

 

Nosotros como consultores por mas de 50 años tenemos amplia experiencia en este tema y hemos desarrollado un sistema de archivo físico y digital para el manejo de la información de personal. Contamos con espacio físico donde mantenemos los archivos indicados, junto con la documentación física de contabilidad, para lo cual utilizamos un software de una empresa brasilera que nos otorga la licencia de uso, para el control de los archivos físicos.

 

Si tienen alguna duda o requieren de nuestro asesoramiento, no duden en contactarnos.

 

A.Orden y programación

 

Estamos viviendo una época dominada por la tecnología, El celular, el IPad, el computador nos tiene agarrados, al extremo que todo debe ser electrónico, «Siri» en el celular y «Alexa» en el escritorio de la oficina o en algún lugar de la casa. Además, un esclavizador durante todo el tiempo que estamos despiertos, el reloj «Apple Watch», te comunica cuál es tu estado de salud, pulso, presión, saturación de oxígeno, nivel de glucosa, pero además te dice en qué momento debes pararte, caminar, incluso te da concejos razonar y hacer examen de conciencia, es una extensión del celular que con vibraciones de envía mensajes.

 

Adicionalmente, todos los aparatos inteligentes que tienes en la casa o en el auto, que con palabras de una voz sugestiva te indican que debes hacer o te piden que des las ordenes que corresponden.

 

Desde el celular puedes comandar una serie de componentes en la casa o en la oficina y te avisa donde están ubicados tus seres queridos y en cualquier momento puedes tener video conferencias a cualquier parte del mundo.

 

Esta automatización te obliga a tener una agenda que comanda tu vida, además tu trabajo está organizado de tal manera que en conjunto la agenda y un software de tareas puedes realizar tu trabajo sin saltarte un paso del procedimiento, porque tendrá advertencias de no haber realizado tareas previas y al final del día tendrás un informe y cuando termines un trabajo el sistema generará el informe correspondiente y si es necesario emitirá la factura para el cliente que pidió el trabajo, eso dependiendo de tu actividad. Ese mismo software de tareas tiene extensión para el cliente, quien podrá monitorear la situación en que se encuentra el trabajo encomendado a la consultora.

 

Ya no necesitas comprar libros y leerlos, el celular, el IPad te los lee y si quieres mientras tanto escuchas la música que te gusta y que ni necesitas seleccionarla porque un software identifico cual es la música de tu predilección, incluso que artista o que orquesta es la que aprecias. Siri o Alexa controlan tus obligaciones y hacen tus pedidos, incluso te ponen en contacto con quienes está comprometido.

 

Eso de alguna manera está deshumanizando la civilización y por lo tanto también en tu programación diaria, semanal, mensual y anual; debería estar programando un tiempo en el que te debes desconectar, para estar en contacto con la naturaleza, un momento donde puedas dar y recibir amor, un tiempo donde puedas hacer un examen de conciencia y dedicar el tiempo requerido para acercarte a Dios y pensar como humano y separarte de las maquinas.

 

La mayoría de las empresas tienen formas de controlar el seguimiento de tareas para que todo el personal sea adecuadamente supervisado y cumpla con las actividades empresariales, pero no debería considerar a cada empleado como un número, debería de recordar que es un ser humano y como tal tiene derechos para cumplir sus obligaciones.

 

En las grandes empresas se pierde el concepto de humanidad y todo se maneja fríamente aplicando la tecnología. En nuestra empresa (contec) cada empleado es una persona y es tratada con el afecto que se merece, sin descuidar que debe cumplir sus tareas en forma adecuad y para eso hemos desarrollado un software, propio para nuestra actividad y somos de los primeros en haber implementado la tecnología como parte de nuestro desarrollo empresarial como consultores administrativos.

 

Miguel Aramayo

SCZ.09-05-2024

 

A.Los días de trabajo

 

Para los románticos como el mexicano Armando Manzanero, la semana tiene más de siete días, pero ya varios países optaron para que la semana laboral sea nada más que de cuatro días. En Bolivia todavía la semana es de seis días, aunque en sector público y en muchas empresas privadas la semana es de lunes a viernes y según la legislación del trabajo, los hombres debemos cumplir 48 horas semanales y las mujeres 40 horas semanales. En muy pocas empresas se redujo la jornada de trabajo, haciendo que algún día de la semana, generalmente el viernes, se trabaje solo medio día o una semana el viernes completo y otro viernes de descanso.

 

Desde la pandemia surgieron nuevas modalidades de horario de trabajo, incluso trabajo desde el domicilio, para lo cual no existe horarios fijos, pero si el cumplimiento de obligaciones, pero algunas empresas optaron por la jornada continua desde diferentes horarios, o jornadas mixtas un tiempo de horario presencial en las oficinas y un complemento de trabajo desde el domicilio.

 

Algunas actividades, como la bancaria, optaron por los horarios continuos desde una hora en la mañana, hasta cierta hora en la tarde, pero dando algunas ventajas a los clientes, seleccionando algunas sucursales con horario diferente y atención con un mayor número de horas, pero internamente solucionan con turnos de trabajo para su personal, de manera de NO tener que pagar horas extras, sino simplemente horarios diferenciados.

 

El comercio debió adecuarse a los requerimientos del mercado y por lo tanto algunos comercios permanecen con atención al publico con horario desde las 9 hasta las 20 incluso hasta las 21. Los negocios de atención de comida, también tiene horarios diferentes y en algunos casos turnos de trabajo u horarios diferenciados.

 

La legislación boliviana hace una diferencia en lo que denomina «empleados de confianza» los que tienen obligación de cumplir 12 horas de trabajo, lo que es compensado en términos económicos. Esta modalidad se emplea para algunos cargos, como es el caso de vigilantes, porteros y en algunas actividades como las del sector petrolero, o trabajo en campamentos alejados de los domicilios de los empleados.

 

Los contratos de trabajo deben especificar las modalidades de horario que se aplican a la persona contratada. La planilla de sueldos debe adecuarse a las diferentes modalidades de trabajo, lo mismo que el control del tiempo trabajado.

 

Nuestra empresa (contec) tiene amplia experiencia en el manejo de control de tiempo, mediante diagramas de trabajo, lo cual también facilita la elaboración de planillas de sueldo, por el tema de las horas extras especialmente o la compensación de tiempos extras que deban ser compensados con tiempo o mayor remuneración.

 

Estamos en condiciones de asesorar sobre este tema. No tienen más que recurrir a nosotros para exponer sus consultas.

 

Miguel Aramayo

SCZ.10-05-2024

 

A.La seguridad de la información

 

La información de las empresas debe ser protegida de manera que, en caso de pérdida de la misma por cualquier motivo, pueda ser recuperada en las mismas condiciones y en el menor tiempo posible. La pérdida se puede producir por cualquier causa, una avería, un error humano, un borrado accidental o provocado, desastres naturales, incendios, golpes, reparar disco duro etc. Las pérdidas de datos tienen su origen más frecuente en las averías físicas, seguido por el error humano.

 

Consejos sobre seguridad en servidores y bases de datos

 

1.         Mantener la seguridad tanto en servidores como en bases de datos es una cuestión de suma importancia en el mundo corporativo

 

Los servidores son los espacios de almacenaje de las bases de datos corporativas, las cuales tienen un papel esencial en la organización de procesos y los servicios. Por lo tanto, el trabajo diario de las empresas depende en gran medida de la disponibilidad de la información que se almacena en dichas bases de datos.

 

2.        Es importante limitar el acceso a la base de datos; lo mejor es otorgar a cada usuario una serie de permisos y privilegios. Sólo determinados usuarios deberían tener acceso a los datos sensibles y a los procedimientos importantes. Es un punto especialmente crítico para mantener la base de datos alejada de cualquier atacante potencial.

 

3.        Otros consejos a tener en cuenta para proteger servidor es conocer a ciencia cierta cuál es la información que se debe proteger; de esta manera, todo resulta muchísimo más sencillo. Así, para maximizar la seguridad de la base de datos, resulta interesante conocer la estructura y la lógica de la misma; de esta manera, una vez identificados los datos sensibles, resulta más fácil comprender dónde y cómo se almacenan.

 

4.        Para mantener la máxima seguridad en servidores, un buen consejo es el de utilizar los últimos algoritmos disponibles para cifrar la información ubicada en las bases de datos. Y es que, cuando un hacker consigue tener acceso a un determinado servidor, lo primero que trata de sustraer son las bases de datos almacenadas en el mismo; así, si los datos se vuelven ilegibles, ninguna persona va a poder acceder a ellas sin autorización.

 

5.        Por supuesto, para mantener la seguridad en la base de datos es importante llevar un control riguroso de la actividad que gira en torno a ella. Es esencial saber cómo y qué usuario ha manipulado la información para poder detectar cualquier tipo de acción sospechosa en tiempo real.

 

6.        Teniendo en cuenta que las bases de datos juegan un papel protagónico en cualquier proceso, es esencial realizar copias de seguridad. Es aconsejable realizar periódicamente un backup completo que copie la totalidad de los datos, de preferencia a un repositorio externo al servidor del cual se está realizando la copia.

 

7.         Para proteger el o los servidores, es indispensable prestar una atención continua al o los mismos. Hay que tener en cuenta que muchísimos servidores se encuentran en riesgo de ser hackeados por el simple hecho de que funcionan con un software obsoleto, que no brinda ningún tipo de seguridad. Por lo tanto, es muy importante llevar a cabo todas las actualizaciones disponibles.

 

8.        Es importante conocer los archivos de configuración del servidor en cuestión para determinar cuál es la información de la que se debe realizar backup y establecer la periodicidad del mismo.

 

9. Por último, un consejo de seguridad servidores conocido por todos, pero que en muchos casos se obvia y da lugar a innumerables problemas. Es importante establecer contraseñas 100% seguras y, además, cambiarlas de manera regular. Aunque parezca increíble, hay usuarios corporativos que optan por contraseñas tan sencillas como «1234» o «qwerty»; contraseñas muy sencillas de hackear y que es importante evitar.

 

Protege tu ordenador

 

• Si usa un firewall Windows ya tiene un firewall integrado y activado automáticamente.

• Mantener todo el software actualizado, asegurarse de activar las actualizaciones automáticas en el sistema operativo y aplicaciones utilizadas normalmente.

• Usar el software antivirus y mantenerlo actualizado Si ejecutan Windows, tiene Seguridad de • • Windows o Windows Defender Security Center ya instalados en el dispositivo. 

 

¿Cuál es la importancia de la seguridad del servidor?

 

La seguridad del servidor se refiere a los procesos y herramientas que protegen a los servidores de computación de los accesos no autorizados, las filtraciones de datos y otros problemas de seguridad. Los servidores son como potentes ordenadores que almacenan y gestionan información importante para empresas y personas.

 

• Protección de datos: garantiza la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, al evitar accesos no autorizados y brechas de datos.

• Mantiene la continuidad del negocio: evita disrupciones, tiempo de inactividad y pérdidas financieras.

• Protege la reputación y la confianza: demuestra un compromiso para proteger la información del cliente y generar confianza.

• Cumplimiento normativo: permite cumplir regulaciones específicas y evitar tanto penalizaciones como consecuencias legales.

• Evita el acceso no autorizado: protege frente al robo de datos, el malware y los intentos de disrupción del servicio.

• Mitiga las pérdidas financieras: reduce los costes legales, de compensación, por pérdida de reputación y por impactos en el negocio.

• Protección de la propiedad intelectual: protege activos valiosos, secretos comerciales e innovaciones.

• Genera confianza en las transacciones: crea un entorno seguro para realizar transacciones e interacciones confidenciales.

La seguridad del servidor representa una inversión esencial que permite a las organizaciones proteger sus activos, clientes y operaciones frente a las amenazas de seguridad.

 

El monitoreo y análisis en tiempo real es una herramienta muy importante para mantener la seguridad en servidores y bases de datos.

 

Seguridad en la nube

 

Muchas organizaciones están migrando sus servidores y bases de datos a la nube, lo que plantea nuevos desafíos de seguridad.

 

A.Adecuado respaldo

 

Las joyas finas se protegen con gamuza o terciopelo y se las conserva en un cofre y esto guardado en la caja fuerte. De la misma manera se deben protege los títulos valores y el dinero.

 

La información de las empresas debe conservarse en físico y lo posible digitalizada, Cumpliendo las disposiciones legales y en algunos casos, como la información de personal: carpetas del personal, boletas de pago, registro de asistencia, planillas, comprobantes de afiliación y retiro, documentación personal, contratos, amonestaciones, subsidios, quinquenios, finiquitos y comprobantes del pago de impuestos y aportes, todo esto en forma indefinida. Los libros de registro y el respaldo de la documentación administrativa y contable según lo que instruyen las disposiciones legales.

 

Toda empresa debe cotar con un manual de cuentas y manuales de procedimientos por cada una de las funciones administrativas y contables. También los programas de computación deben ser conservados, cuidando de guardar una copia como: Hijos, Padre y Abuelos. Cada cambio también debe ser conservado en la nube. La copia de seguridad de la información debe tener una protección inmediata, mediante el uso de discos en modalidad espejo, pero además cada hora se debe tener una copia en elemento (disco) externo, una vez al día la copia debe estar alejada de los anteriores resguardos, en ambiente físico diferente y distante. Lo mismo una copia mensual y una copia anual. Todo eso debería manejarse en forma inmediate con respaldo en la nube. Las copias deben sr acumulativas.

 

La contabilidad además de la información digitalizada debidamente respaldada debe cumplir la exigencia legal de conservar los libros, «Libro Diario», junto con la documentación de respaldo en orden cronológico, «Libros de Compras y Ventas», en forma mensual, junto con los respaldos copia de facturas de venta. «Libros de Caja y Bancos», con registro diario. «Libro Mayor» por toda la gestión contable. Estados Financieros (balance general y estado de resultados) en forma anual con el sello de presentación al fisco, junto con la declaratoria impositiva, si corresponde la auditoria anual presentada al fisco. Los libros y estados financieros deben ser conservados en forma separada por cada gestión contable. Todo esto con respaldo digitalizado.

 

La documentación física debe estar adecuadamente archivada, en lo posible empastada y conservada en lugar seguro, por el tiempo que estipulen las disposiciones legales en esa materia.

 

Contec cuenta con los conocimientos y la experiencia para poder asesorar en este tema, recomendando las mejores técnicas y lo último en dispositivos electrónicos para cumplir con este fin.

Además, cuenta con espacio que puede poner a disposición de sus clientes o recomendar los servicios que podrían usar, quien le formulen esta consulta.

 

Miguel Aramayo

SCZ.18-03-2024

 

A.Archivo de documentación

 

La documentación que posee la empresa es de gran valor y como tal debe tener un adecuado tratamiento. Las joyas finas se protegen con gamuza o terciopelo y se las conserva en cofres y estos se guardan en la caja fuerte. De la misma manera las empresas deben protege su información. El cuidado de la información deberá tratarse desde dos puntos de vista, por un lado la documentación física y la documentación electrónica o digitalizada.

 

La información de las empresas que debe conservarse en físico, cumpliendo con las disposiciones legales. En algunos casos, como la información debe resguardarse en forma indefinida como es el caso relacionado con el personal que trabaja o trabajo en la empresa. Documentos tales como: carpetas del personal, boletas de pago, registro de asistencia, planillas de pago mensual, aguinaldos, primas y otros pagos. Comprobantes de afiliación y retiro, documentación personal, contratos, amonestaciones, subsidios, quinquenios, finiquitos y comprobantes del pago de impuestos y aportes.

 

La documentación que corresponde a contabilidad, debidamente respaldada por los comprobantes de registro y el correspondiente respaldo documentario, debe conservarse cumpliendo las exigencias legales de permanencia en archivo. Además, se deben conservar los registros de la información contable administrativa.  «Libro Diario», junto con la documentación de respaldo en orden cronológico, «Libros de Compras y Ventas», en forma mensual, junto con los respaldos copia de facturas de venta. «Libros de Caja y Bancos», con registro diario. «Libro Mayor» por toda la gestión contable. Estados Financieros (balance general y estado de resultados) en forma anual con el sello de presentación al fisco, junto con la declaratoria impositiva, si corresponde la auditoria anual presentada al fisco. Los libros y estados financieros deben ser conservados en forma separada por cada gestión contable. Todo esto con respaldo digitalizado.

 

La documentación física debe estar adecuadamente identificada y organizada de manera que su uso posterior no sea engorroso, además, esté debidamente clasificada y archivada, en lo posible empastada, para que su preservación en óptimas condiciones. Conservada en lugar seguro, por el tiempo que estipulen las disposiciones legales en esa materia.

 

Contec cuenta con los conocimientos y la experiencia para poder asesorar en este tema, recomendando las mejores técnicas y lo último en dispositivos para cumplir con este fin. Además, cuenta con espacio que puede poner a disposición de sus clientes o recomendar los servicios de empresas especializadas en el archivo y custodia de la documentación, las mismas que podrían usar quien formulen esta consulta.

 

Miguel Aramayo

SCZ.18-03-2024

 

A.Conservación de la documentación electrónica y digitalizada

 

Toda empresa debería contar con manuales de funciones y procedimientos, los mismos que deberían ser actualizados cada vez que se producen cambios, por el movimiento propio de cada empresa o en cumplimento a cambios en las disposiciones legales. También los cambios en los manuales podrán deberse a incorporación de nuevas técnicas que obligan a la empresa a modernizarse. Los programas de computación deben ser conservados, cuidando de guardar una copia que los identifique como: copia Hijos, Padre y Abuelos. En cada cambio se debe guardar el motivo por el que se hace el cambio, con respecto a la anterior versión del programa. Es importante que los cambios sean conservados en la nube.

 

La copia de seguridad de la información electrónica debe tener una protección inmediata, mediante el uso de discos en modalidad espejo. Además, cada hora se debe obtener una copia en elemento (disco) externo. Una vez al día se debe tener una copia adicional, esta debe estar alejada de los anteriores resguardos, en ambiente físico diferente y distante. También es importante tener una copia mensual y una copia anual. Todo eso debería manejarse en forma inmediate con respaldo en la nube. Las copias deben ser acumulativas.

 

Por la experiencia de contec trabajando en sistemas computarizados (desde 1979) estamos capacitados para asesorar en la forma que se debe operar en: Captura y almacenamiento de la información electrónica, En la determinación del acceso y seguridad de la información almacenada. Y como proceder con los respaldos internos y externos. Todo esto no solo para una adecuada de la información electrónica propia de los procesos computarizados, de contabilidad, recursos humanos, inventarios del activo realizable y el activo fijo. Recomendando a empresas especializadas con la documentación física y digitalizada que posee la empresa.

 

Es importante que los registros contables, de las operaciones la empresa, tales como libros en general, se conserven en el formato electrónico que usa cada empresa para el registro de sus operaciones, pero además todo esto debe estar impreso para poder ser presentado a quien corresponda en caso de revisiones posteriores o exigencias de disposiciones legales, con la posibilidad de volver a imprimir la información requerida.

 

Miguel Aramayo

SCZ.18-03-2024